Vérifier les factures de ses fournisseurs : la méthode, sur de vraies factures

• La pièce entière
• Chaque ligne
• Ce qui n'est pas de la marchandise
• Le bon de livraison

Premier temps : la pièce entière

Les mentions obligatoires

Quinze lignes de ce ticket portent ce seul libellé, de 5,50 à 14,40 € chacune. Aucune ne dit le produit, la quantité ni le prix unitaire.

Pour un achat professionnel, le vendeur doit délivrer une facture, et l'acheteur doit la réclamer : article L441-9 du Code de commerce. Cet article fixe ce qu'elle mentionne :

• le nom des deux parties, leur adresse, et leur adresse de facturation si elle diffère ;
• la date de la vente ou de la prestation ;
• pour chaque produit, la quantité, la dénomination précise et le prix unitaire hors TVA ;
• toute réduction acquise à la date de la vente et directement liée à cette opération ;
• la date à laquelle le règlement doit intervenir, les conditions d'escompte, le taux des pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement ;
• le numéro du bon de commande, si vous en avez établi un.

L'article 242 nonies A de l'annexe II du code général des impôts ajoute :

• un numéro unique, pris dans une séquence chronologique et continue ;
• la date d'émission ;
• le numéro de TVA du fournisseur ;
• le taux de TVA de chaque ligne ;
• pour chaque taux, le total hors taxes et la TVA correspondante, mentionnés à part.

Ce ticket ne porte pas ces mentions. Il ne se vérifie pas ligne à ligne : il se range en dépannage, pour son seul total, et la facture se réclame.

Les totaux qui bouclent

Sur chaque ligne, la quantité multipliée par le prix unitaire donne le montant.

• 7,09 kg × 13,00 € = 92,17 €
• 5,12 kg × 13,00 € = 66,56 €
• 5,00 kg × 13,00 € = 65,00 €

Le prix de la tomme ne change pas d'une meule à l'autre. Le poids, si : c'est la pesée qui se contrôle.

Pour chaque taux, le total hors taxes multiplié par le taux donne la TVA. Les totaux de chaque taux, additionnés, donnent le total à payer.

Ligne à ligne, la TVA s'arrondit au centime, et le taux qu'on en recalcule s'écarte du vrai. Sur une facture Félix Potin de 2026, ce taux recalculé prend quinze valeurs, dont 5,41 %, 5,47 % et 5,57 %.

Cette facture n'a que deux vrais taux, 5,5 et 20 %. La TVA se contrôle sur le total de chaque taux, pas ligne par ligne.

Certaines lignes se contrôlent entre elles. Sur une facture Boucherie Parisienne, entre fin 2023 et 2026, les lignes de dépistage et de contribution reprennent le poids des morceaux :

• le dépistage ESB, 2,03 €, porte sur 10,135 kg : le poids du bœuf bourguignon, seul bœuf d'origine France de la facture ;
• la contribution porc porte sur 12,125 kg : la poitrine, 11,075 kg, plus la crépine, 1,050 kg.

Quand une de ces lignes et son morceau n'ont pas le même poids, une des deux est fausse.

Deuxième temps : chaque ligne

Le prix, l'unité, la quantité

Un prix se compare dans son unité : le kilo, le litre, la pièce ou la botte. Il se recalcule : le montant hors taxes, divisé par la quantité livrée.

• Magret : 37,13 € ÷ 2,397 kg = 15,49 €/⁠kg.
• Cèpes : 33,13 € ÷ 0,400 kg = 82,83 €/⁠kg, plus de cinq fois le kilo de magret.
• Gros sel : le conditionnement dit un sac d'un kilo, la quantité 1, le poids 10 kg. Ce sont dix sacs : 6,21 € ÷ 10 kg = 0,62 €/⁠kg.
• Whisky : la quantité, 0,5, est la contenance. C'est une bouteille de 50 cl, à 37,00 €.

Quand deux colonnes se contredisent, le prix recalculé le montre. Sur la facture Félix Potin de 2026, le beurre doux porte 1K X10 en conditionnement et 6 en quantité. Livré : 6 kg, pour 42,60 €, soit 7,10 €/⁠kg. Le conditionnement multiplié par la quantité ferait 60 kg, et un beurre à 0,71 €/⁠kg.

Chez Cash Fruits, primeur, une facture de printemps, entre 2023 et 2026, compte en trois unités :

• citron jaune, 17,94 € pour 6,0 kg : 2,99 €/⁠kg ;
• kiwi, 23,70 € pour 30 pièces : 0,79 € la pièce ;
• asperge verte, 39,92 € pour 8 bottes : 4,99 € la botte.

Un prix à la botte et un prix au kilo ne se comparent pas.

• Le prix au kilo
• Lire une facture Metro

La même référence à deux prix

Sur plus de 180 lignes de nos factures, en deux ans et demi, La Cigale, rouge, blanc ou rosé, est à 4,90 €. À ce prix, la ligne de 18 bouteilles porte 10,80 € de trop.

Chez Château Roubine, une facture de la même période porte six Premium Rouge à 9,80 € et six à 8,17 €.

Un double prix ne se voit qu'en recalculant chaque ligne. Il se pose au fournisseur, la facture en main.

• Acheter ses vins

Troisième temps : ce qui n'est pas de la marchandise

Les frais

Chaque frais se lit à part, et se ramène à l'année.

Certains se retirent. Dans la série Félix Potin, un avoir de 2,85 € annule les frais carburant.

• Les frais en plus

Les consignes et les remises

• consigne de caisses : +11,00 € ;
• reprises de vides : -4,20 € ; -30,00 € pour un fût ; -50,40 € pour douze caisses ; -85,00 € pour un tube de CO2 de 10 kg ;
• PROMO MAGASIN : -31,14 €.

Une consigne est un dépôt : facturée à la livraison, reprise au retour.

• Reprises : 4,20 € + 30,00 € + 50,40 € + 85,00 € = 169,60 €
• Solde : 11,00 € - 169,60 € = -158,60 €, en faveur du restaurant

Sur la seule année 2024, ce distributeur a facturé plus de 5 200 € de consignes sur nos factures. Une consigne n'entre pas dans le ratio matière.

Une remise se recoupe avec une ligne. Ici, la PROMO MAGASIN de -31,14 € annule exactement la ligne SAN PELLEGRINO VC de trois caisses, +31,14 €, sur la même facture. Une remise promise qui ne se recoupe avec aucune ligne se réclame.

• La consigne des fûts
• Calculer son food cost

La TVA

Les denrées alimentaires sont au taux réduit de 5,5 %, avec des exceptions, dont les boissons alcooliques : BOFiP, BOI-TVA-LIQ-30-10-10, paragraphe 1. Le taux normal de 20 % s'applique à tout ce pour quoi aucun autre taux n'est prévu : BOFiP, BOI-TVA-LIQ-20.

Le taux dit donc la famille. La bûche de chèvre est à 5,5 %. La liqueur, le désinfectant et le sac sont à 20 %.

Les quatre lignes de cotisations sécurité sociale de cette facture font 7,81 €, sans TVA. Ce n'est pas de la marchandise : c'est la cotisation perçue sur les boissons de plus de 18 % d'alcool, article L245-7 du Code de la sécurité sociale.

Chez ID Pro, hygiène et emballage, entre fin 2023 et 2026, toutes les lignes sont à 20 %, et aucune n'est de la nourriture.

• La TVA des factures

Quatrième temps : le bon de livraison

Rapprocher la facture du bon

Beaucoup de factures regroupent plusieurs livraisons.

• Livia, mareyeur, facture le 10, le 20 et le dernier jour du mois, entre fin 2023 et 2026 : chaque facture couvre dix jours de livraisons.
• AG envoie un relevé le dernier jour du mois, entre fin 2023 et 2026. Un de ces relevés porte dix paquets de tagliolini à 0 €.
• SCEA Les Graves, maraîcher, envoie un relevé mensuel, entre 2023 et 2026. Un relevé d'avril porte 501 kg d'artichauts violets et 0,9 kg de fraises Mara des Bois.
• GAEC Serre Lions pèse chaque meule à la découpe : 7,09, 5,12 et 5,00 kg sur un seul relevé.

À la livraison, le bon se vérifie et s'annote : le poids pesé, ce qui manque, ce qui est remplacé. À la facture, chaque ligne se retrouve sur un bon, au même poids et au prix convenu. Seul le bon dit si les tagliolini à 0 € sont un geste ou une erreur.

• Le bon de livraison

D'une facture à l'autre

Suivre les prix

Une hausse se lit sur le prix unitaire d'une même référence, chez le même fournisseur, à saison égale.

Le champagne prend 2,7 % au passage de l'année : 18,20 € jusqu'aux fêtes 2025, 18,70 € dès les premières semaines de 2026. Datée, la hausse se prévoit, et se discute avant d'arriver.

La liste de vos produits repères, avec leur prix unitaire et sa date, fait votre mercuriale.

Les mêmes relevés font le dossier d'une négociation. Chez AG et chez Latteria Sorrentina, les mêmes produits des mêmes producteurs arrivent aux mêmes prix au centime, sous deux comptes. Vos volumes se négocient alors sur le total des deux.

• Repérer une hausse
• Construire sa mercuriale
• Négocier avec ses fournisseurs

La facture électronique en 2026

1. 1er septembre 2026

   Toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire émettent les leurs.

2. 1er septembre 2027

   Les PME et les microentreprises émettent à leur tour.

Une facture électronique passe par une plateforme agréée, immatriculée par l'administration fiscale. Chez un fournisseur tenu d'émettre, une facture papier scannée ou un PDF envoyé par courriel n'est plus conforme.

Quatre mentions s'ajoutent à ces dates :

• le SIREN du client ;
• l'adresse de livraison, si elle diffère de l'adresse de facturation ;
• la nature des opérations : livraisons de biens, prestations de services, ou les deux ;
• l'option pour le paiement de la TVA d'après les débits, le cas échéant.

Pour vous, un contrôle s'ajoute : votre SIREN, sur chaque facture électronique reçue. Les lignes, elles, se vérifient comme avant.

La liste de contrôle