Lecture automatique des factures fournisseurs : ce qu'une vraie facture de restaurant lui demande.

La quantité qui compte des litres

Metro, une facture de trente lignes, parmi celles lues de 2023 à 2026 : trois de ses lignes, montants HT.

Ce qu'il faut en lire

Sur les deux premières lignes, la quantité compte des litres.

0,5, c'est une bouteille de 50 cl, à 37,00 €.

1,4, ce sont deux bouteilles de 70 cl, à 27,55 € l'une.

Sur la troisième, la même colonne compte une bouteille.

Lue comme un nombre de bouteilles, la quantité double le prix du whisky, à 74,00 €, et met la liqueur à 39,36 €, 43 % de trop.

Sur la même facture, la colonne poids d'une ligne de feuilles de brick dit dix fois le poids de ses six paquets. Lire une facture Metro, ligne à ligne : /factures-fournisseurs/facture-metro

L'unité qui change à chaque ligne

Cash Fruits, primeur, une facture de printemps, parmi celles lues de 2023 à 2026 : sept de ses vingt-quatre lignes, montants HT.

Ce qu'il faut en lire

Cinq unités sur une facture : le colis, le kilo, la pièce, la botte, le plateau.

Quand la ligne porte un poids, c'est lui qui divise : la pomme de terre à 0,99 €/⁠kg, le chou-fleur à 3,99 €/⁠kg, la fraise à 7,99 €/⁠kg.

Le K du conditionnement n'est pas le poids. Pris pour 1 kg, il met le chou-fleur à 20,35 €/⁠kg.

Le X 1KG de la fraise non plus. La ligne pèse 0,9 kg ; lue à 1 kg, la fraise perd 0,80 € au kilo.

Sans poids, la quantité divise : le kiwi à 0,79 € pièce, l'asperge à 4,99 € la botte.

Le même P compte des kiwis et des bottes d'asperges.

Le persil porte 20 en quantité et 1 P en conditionnement : 0,79 € la botte sur la quantité, 15,80 € sur le conditionnement.

Recalculer le prix au kilo sur une facture : /factures-fournisseurs/prix-kilo

Le poids qui change à chaque pièce

GAEC Serre Lions, fromager fermier, un relevé mensuel, parmi ceux lus de fin 2023 à 2026 : trois de ses lignes, montants HT.

Ce qu'il faut en lire

Trois meules, trois poids, un seul prix : 13,00 €/⁠kg.

Chaque montant vaut le poids pesé fois 13,00 €, au centime : 7,09 × 13,00 = 92,17 €.

Suivie à la meule, la tomme passe de 65,00 € à 92,17 € sans que son prix ait bougé.

Suivie au kilo, elle reste à 13,00 € sur tous les relevés lus.

Des lignes qui ne sont pas de la marchandise

Metro, la même facture : ses quatre lignes de cotisation.

Ce qu'il faut en lire

Quatre lignes, 7,81 € en tout, sans quantité ni taux de TVA.

C'est la cotisation que le Code de la sécurité sociale fait porter sur les boissons de plus de 18 % vol.

Sur cette facture, quatre alcools dépassent ce seuil, et quatre lignes les suivent. Le Get 27, à 17,9°, n'en porte pas.

Rangées comme des produits, ces lignes créent quatre références qui n'existent pas.

Les frais en plus de la marchandise, sur vos factures : /factures-fournisseurs/frais-livraison

Des montants en moins

Maison B, distributeur de boissons, une facture, parmi celles lues de fin 2023 à 2026 : ses lignes hors boissons, et la ligne qu'annule la promotion. Montants HT tels qu'écrits ; désignations résumées quand le relevé ne les donne pas.

Ce qu'il faut en lire

Une seule de ces lignes achète de la boisson, et la promotion l'annule au centime : trois caisses offertes.

La consigne est un dépôt : 11,00 € avancés, rendus au retour des vides.

Les quatre reprises rendent 169,60 €.

L'indexation énergie est un frais, pas une boisson.

Comptées comme des achats, consignes et reprises retirent 158,60 € de vos achats de boissons ce jour-là, sans qu'une bouteille ait coûté moins cher.

La consigne des fûts et des caisses : /factures-fournisseurs/consigne-futs

La même bouteille à deux prix, sur la même page

Agence Castel Emmanuel, agent en vins, une facture, parmi celles lues de fin 2023 à 2026 : deux de ses lignes, prix recalculés à la bouteille.

Ce qu'il faut en lire

Un même vin, deux prix, sur une même page.

La Cigale, rouge, blanc et rosé, est à 4,90 € sur plus de 180 lignes lues en deux ans et demi.

À ce prix, les 18 bouteilles à 5,50 € portent 0,60 € de plus chacune : 10,80 € sur la livraison.

Hausse, remise partielle ou erreur : la question se pose au représentant, et elle ne se voit qu'en gardant chaque ligne à son prix.

Acheter ses vins pour son restaurant : /factures-fournisseurs/acheter-vins

Le même produit, sous plusieurs noms

• Chez Metro, la côte de bœuf individuelle passe sous six libellés. Un seul code article les relie, 0292557.
• Chez Cash Fruits, la plus grosse ligne de la facture de printemps s'appelle VIOLET PIECE FRA : 128 pièces, 126,72 €. Ce sont des artichauts violets, à 0,99 € pièce ; le libellé ne le dit pas.
• Chez l'Agence Castel Emmanuel, le libellé change avec le millésime. Le Vacqueyras du Domaine d'Ourea est passé du 2022 au 2023, à 12,00 € les deux fois.

Ce qu'il faut en lire

Une lecture qui s'arrête au libellé crée un produit neuf à chaque changement, et la série de prix se coupe.

Chaque ligne se rattache à sa référence, par le code article quand la facture en porte un.

Repérer une hausse de prix, ligne à ligne : /factures-fournisseurs/hausse-prix

Des lignes sans produit

SPAR Cipratta, supérette, le plus gros d'une cinquantaine de tickets lus sur deux ans et demi : ses quinze lignes de fruits et légumes, regroupées ici, et une ligne de vin.

Ce qu'il faut en lire

Quinze lignes disent fruits et légumes, sans produit, sans poids, sans prix unitaire.

Aucune ne se suit d'un ticket à l'autre.

Sous l'abréviation de caisse se devine un Côtes du Rhône Réserve.

Restent deux faits sûrs : le total, et le taux de TVA de chaque ligne.

Un ticket se range en dépannage, ventilé par taux. Le lire produit par produit ne rend rien.

La TVA des factures fournisseurs, ligne par ligne : /factures-fournisseurs/taux-tva

Une facture pour un mois de livraisons

SCEA Les Graves, maraîcher, un relevé d'avril, parmi ceux lus de 2023 à 2026 : deux de ses douze lignes, prix recalculés.

Ce qu'il faut en lire

Le relevé regroupe toutes les livraisons du mois. Son numéro finit par le mois : 202604 pour avril 2026.

Sa date n'est pas celle des livraisons.

Chez le fromager Serre Lions, un relevé de début de mois porte des fromages blancs dont la date limite est passée depuis deux semaines. Ils étaient déjà servis.

Chaque ligne se rapproche de son bon de livraison, et prend sa date.

Rapprocher la facture du bon de livraison : /factures-fournisseurs/bon-livraison

Trois factures par mois, et des calibres qui ressemblent à des poids

Livia, mareyeur, une facture, parmi celles lues de fin 2023 à 2026 : trois de ses lignes, prix recalculés au kilo.

Ce qu'il faut en lire

Livia facture le 10, le 20 et le dernier jour du mois. Chaque facture regroupe plusieurs livraisons, à rapprocher bon par bon.

2/4KG n'est pas un poids livré : c'est le calibre, le poids de la pièce entière.

U15 compte moins de 15 crevettes au kilo.

Le prix au kilo se calcule sur le poids facturé, jamais sur le calibre.

Ce que chaque logiciel dit lire

Pour juger une lecture automatique

Donnez-lui ces lignes-là, et regardez ce qu'elle rend.

• Une facture Metro avec des alcools : la quantité doit devenir des bouteilles.
• Une facture de primeur : chaque ligne doit garder son unité, kilo, pièce ou botte.
• Un fromage à la coupe : le prix au kilo doit rester fixe quand le poids change.
• Une facture de boissons : consignes et reprises doivent sortir des achats.
• Un relevé mensuel : chaque ligne doit retrouver son jour de livraison.
• Deux lignes du même vin à deux prix : l'écart doit ressortir.
• Un ticket de supérette : il doit aller en dépannage, pas en produits.

Puis demandez ce que compte son taux de précision : le montant de la pièce, ou chaque ligne avec sa quantité et son prix.

La précision d'une lecture de factures, mesurée à trois niveaux : /cas-usage/precision-lecture-factures

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