Le carnet de l'économe · Chapitre 2 · Le métier

Économat : définition, rôle et métier d'économe

L'économat, en restauration, désigne deux choses à la fois : le lieu où l'on réceptionne, stocke et gère les denrées, et la fonction qui pilote les achats, l'approvisionnement et les marges d'un établissement. Le mot vient du grec oikonomos, l'intendant, celui qui tenait les comptes et les réserves d'une maison. Historiquement, l'économat est né dans les grandes maisons, là où la bonne tenue des biens décidait de l'équilibre financier.

Le métier d'économe

La fonction est tenue par une personne qu'on appelle l'économe. Dans une brigade structurée, c'est un poste à part entière, distinct du chef. L'économe :

• achète et approvisionne la cuisine, le bar, la pâtisserie, en anticipant les besoins avec les équipes ;
• réceptionne et contrôle les livraisons, en quantité comme en qualité, et organise le stockage aux normes HACCP ;
• tient la mercuriale, c'est-à-dire le relevé à jour des prix d'achat, référence par référence ;
• suit les prix et les marges, repère les dérives, et alimente les fiches techniques avec des coûts justes ;
• entretient le réseau de fournisseurs et négocie les conditions d'achat.

En clair, l'économe est celui qui fait en sorte que ce qui entre en cuisine soit acheté au bon prix, contrôlé, et suivi dans le temps. C'est un métier de rigueur et de chiffres, adossé au métier de cuisinier sans se confondre avec lui.

La mercuriale, le registre qui fait l'économe

De tous les outils de l'économe, la mercuriale est le premier. C'est le relevé des prix d'achat, référence par référence, tenu dans le temps : pour chaque produit qui compte, le prix d'aujourd'hui à côté du prix d'avant. Sans mercuriale, une hausse se découvre des mois plus tard, dans le bilan comptable. Avec elle, elle se voit la semaine où elle arrive, quand il est encore temps d'agir.

Le secret d'une mercuriale tenable, c'est de ne pas tout suivre. Un restaurant achète des centaines de références ; une poignée d'entre elles fait l'essentiel de la dépense. On choisit donc dix à vingt produits repères, ceux qui pèsent vraiment dans les assiettes : la protéine principale de chaque plat phare, le beurre, la crème, l'huile, les œufs, la farine, le café, le vin de base. Ce sont eux qu'on relève, semaine après semaine. À titre d'exemple, sur trois références :

La lecture est immédiate : la hausse du beurre saute aux yeux, et c'est elle qui déclenche une décision. Ajuster la recette, questionner le fournisseur, chercher une alternative, ou accepter la hausse en connaissance de cause : peu importe le choix, du moment qu'il est fait les yeux ouverts, la semaine où le prix bouge.

La fonction que l'indépendant n'a pas

Ce poste existe dans les grandes maisons, les hôtels et la restauration collective. Dans un restaurant indépendant, il n'existe pas. Personne n'est dédié à l'économat : le chef s'en occupe le soir après le service, entre deux commandes, ou ne s'en occupe pas. Les factures s'empilent, les prix montent sans qu'on les suive, la mercuriale n'est jamais vraiment à jour.

Ce n'est pas un défaut de sérieux, c'est une question de moyens. Un économe gagne de 1 800 à 2 000 € brut par mois en début de carrière, autour de 2 500 € brut en médian, et peut dépasser 3 500 € brut en fin de carrière dans une grande maison (fiche métier Hellowork). Charges patronales comprises, le poste à temps plein coûte donc à l'employeur de l'ordre de 40 000 € par an en médian, et davantage pour un profil confirmé. Rapporté à une seule adresse, c'est un point de marge entier qui partirait dans le poste censé la protéger : aucun indépendant ne peut se le permettre. Résultat, la fonction qui protège la marge est justement celle qui saute en premier, et le poste le plus utile reste vacant.

Tenir l'économat sans économe : la routine minimale

La substance de la fonction tient pourtant en une discipline courte, à trois temps. Elle ne remplace pas un économe à plein temps, mais elle couvre l'essentiel de ce qui protège la marge.

1. À chaque livraison, deux minutes. Contrôler ce qui entre contre le bon de livraison, pas contre la facture qui arrivera plus tard : les quantités, l'état, la température pour le frais. Peser au moins la référence la plus sensible du jour (la marée et la viande d'abord : c'est là que les écarts de poids coûtent le plus). Tout litige se note le jour même sur le bon, et l'avoir se demande par écrit. Un litige signalé à réception est un avoir ; le même litige découvert huit jours plus tard est une perte.

2. Chaque semaine, un quart d'heure. Classer les factures de la semaine, un dossier par fournisseur. Relever dans la mercuriale le prix des produits repères. Marquer tout écart au-delà de 5 %. Vérifier que les avoirs demandés sont bien arrivés : les avoirs oubliés sont l'une des fuites les plus banales d'un restaurant. Le détail de la méthode de relevé vit dans le guide suivre le prix de tes matières.

3. Chaque mois, une heure. Recalculer le coût matière des plats qui portent la carte, avec la méthode du guide food cost, plat par plat, rendement compris. Prendre les trois plus gros écarts de la mercuriale du mois et décider pour chacun : retravailler la recette ou la portion, ouvrir la discussion avec le fournisseur avec la méthode du guide négocier avec tes fournisseurs, ou accepter la hausse et ajuster le prix de vente.

Les pièges qui vident un économat

Quatre erreurs reviennent dans presque toutes les maisons qui tiennent leurs achats « de tête » :

• Payer sans avoir contrôlé. La facture se rapproche du bon de livraison annoté, jamais de la mémoire. Ce qui n'a pas été contrôlé à réception se paie tel qu'écrit.
• Suivre les prix de mémoire. Un prix « d'à peu près » masque les dérives lentes, celles de 2 ou 3 % par trimestre qui ne choquent jamais mais finissent par coûter un point de marge.
• Confondre poids facturé et poids servi. Entre les deux, il y a le rendement : parage, épluchage, cuisson. Un coût matière calculé sur le poids servi sans rendement est toujours flatteur, et toujours faux (le calcul complet est dans le guide food cost).
• Laisser dormir les avoirs. Un avoir demandé mais jamais pointé est un avoir perdu. La colonne « avoirs en attente » fait partie de la routine hebdomadaire.

En bref

L'économat, c'est le lieu et la fonction qui gèrent les achats, les stocks et les marges d'un restaurant, tenus par un économe. Un métier de grande maison, historiquement réservé aux établissements qui pouvaient se le payer. L'indépendant n'a pas le poste, mais la fonction se tient : réception contrôlée, factures classées, mercuriale relevée sur les produits repères, coût matière recalculé chaque mois. Ce que l'économat protège, au fond, c'est la marge.

Sources et liens utiles

• Fiche métier « Économe en hôtellerie-restauration », France Travail (MétierScope), la référence officielle du métier.
• Fiche métier « Économe », Hellowork.

Questions fréquentes

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